Privacy Olster Dakwerken BV.

Dit is de Privacy Statement van Olster Dakwerken BV. / Dakbehoud Nederland. In deze verklaring lees je hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die we in ons contact met u verkrijgen. Olster Dakwerken BV. / Dakbehoud Nederland voldoet aan de bepalingen van de AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens).

Olster Dakwerken BV.  als Verantwoordelijke

Olster Dakwerken BV. treedt op als Verantwoordelijke. Wij verwerken bijvoorbeeld NAWTE gegevens, werk-gerelateerde gegevens (werkgever, functie) en betalingsgegevens van klanten; opdrachtgevers, gebouwbeheerders en bewoners. Hierbij hebben we met name tot doel om ons werk uit te kunnen voeren en contact te kunnen leggen en te onderhouden aangaande hun daken en het delen van interessante / belangrijke dak gerelateerde informatie. Daarnaast verwerken we ook gegevens van ons personeel t.b.v. wettelijke verplichtingen en het kunnen uitvoeren van onze dienstverlening.

Verzamelde persoonsgegevens

Uw privacy is voor ons heel belangrijk. Wij doen ons uiterste best om uw gegevens te beschermen. Om diensten aan u / uw organisatie te kunnen leveren en onze dienstverleningen aan u/ uw organisatie te waarborgen, hebben we wel een aantal persoonsgegevens nodig. Olster Dakwerken BV. / Dakbehoud Nederland verwerkt deze persoonsgegevens omdat u/uw organisatie gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u / uw organisatie deze zelf aan ons verstrekt. Deze gegevens gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

  • Het verlenen en factureren van onze diensten;
  • De afhandeling van de dienstverlening en informeren over het verloop daarvan;
  • Opslag van klantgegevens in onze databank, om de overeenkomst/ dienstverlening / zakelijke relatie tussen u/ uw organisatie te kunnen uitvoeren;
  • Het treffen van maatregelen om de dienstverlening te verbeteren;
  • Het verstrekken van informatie of aanbiedingen;
  • In het kader van gerechtvaardigd belang, bedrijfsbelang;
  • Het voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving.

 Maatregelen en procedures

Welke maatregelen en procedures voeren wij uit om u als klant en het personeel te verzekeren van een omgeving en klimaat waarin uw persoonsgegevens veilig zijn conform de AVG-wetgeving. Het is belangrijk voor u om te weten wat Olster Dakwerken BV. / Dakbehoud Nederland als zogenaamde verantwoordelijke van uw gegevens daarin doet. Daarover hieronder meer. Wij maken in dit document onze maatregelen duidelijk als onderdeel van de AVG wetgeving.

Verwerkersovereenkomsten met verwerkers

Met onze verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten, zodat verantwoordelijkheden, gegevens en procedures zijn vastgelegd. Hierin zijn zaken geregeld als borgen veiligheid gegevens, doeleinde gegevens, bewaartermijn gegevens, meldplicht datalekken, aansprakelijkheid etc. De overeenkomsten zijn door Verwerker als ook door ons ondertekend. Hiermee zorgen we ervoor dat de persoonsgegevens waar de verwerkers beschikking over hebben, middels een overeenkomst geborgd is conform de AVG. Wij maken gebruik van verwerkers voor o.a. salarisadministratie, pensioenen en verzekeringen, ziekteverzuim, data-opslag beheer en beheer digitale systemen.

Veilige digitale omgeving

Onze digitale gegevens staan in een Cloud omgeving en is dus niet meer fysiek aanwezig op een server op onze vestiging. De Cloud omgeving draait op servers in een streng beveiligd datacentrum in Nederland, daarnaast draait onze Cloud omgeving redundant op servers in een andere streng beveiligd datacentrum in Nederland. Hierdoor is er continu zicht op het goed functioneren van de Cloudomgeving en is er een continue automatische back-up. Daarbij zijn nog een aantal belangrijke zaken aangaande veiligheid:

  • Om als Olster Dakwerken BV. personeel toegang te krijgen tot de eigen omgeving in de Cloud omgeving moet er ingelogd worden met een gebruikersnaam en wachtwoord. Hieraan is een wachtwoordbeleid gekoppeld. Wanneer men buiten de fysieke werkplek om wil inloggen dan wordt er, indien deze persoon rechten heeft, ingelogd middels two-factor authentication (2FA) aan.
  • De gegevens tussen elk werkstation en de Cloud omgeving gaan versleuteld over het Internet. Dit wordt geregeld door het protocol dat de verbinding tussen beide tot stand brengt.
  • Het Cloud netwerk bevindt zich achter een firewall.
  • De servers zijn voorzien van hoogwaardige virusscanners die automatische updates ontvangen van de leverancier zodra er nieuwe bedreigingen bekend zijn.
  • De operating systemen en Office-applicaties van de servers waarop de Cloud omgeving draait worden periodiek, eens in de veertien dagen, van een update voorzien. Zo zijn ze altijd bij wat betreft de meest recente security updates.

Veilige papieren omgeving

Wij werken grotendeels digitaal. Onze gegevens op papier staan fysiek in de papieren archieven op de vestiging. Onbevoegden hebben geen toegang tot deze archieven. Daarnaast worden de persoonsgegevens ook niet in een papieren database bewaard. Hierdoor heeft men in het papieren archief geen mogelijkheid om toegang te krijgen tot ons klantenbestand met NAW gegevens. Voor wat betreft onze eigen medewerkers hebben wij een personeelsdossier. Deze staat veilig achter slot en is slechts toegankelijk voor, enkele, daartoe bevoegde collega’s van personeelszaken.

Omgang van onze medewerkers met persoonsgegevens

Onze medewerkers gaan vertrouwelijk om met persoonsgegevens en hebben een geheimhoudingsplicht ondertekend als onderdeel van hun arbeidsovereenkomst. Daarnaast hebben onze medewerkers verschillende mate van bevoegdheden, welke gekoppeld is aan hun functie. Hierdoor kan niet zomaar iedereen bij alle gegevens komen. Dit faciliteren we ook doordat we elke medewerker digitaal rechten toekennen waar iemand inzage in heeft en/of wijzigingen in mag verrichten.

Digitale nieuwsbrieven

Ter kennisdeling versturen wij ca. een paar keer per jaar een digitale nieuwsbrief. Deze nieuwsbrief gaat naar onze klanten en eenieder die zich aangemeld heeft. U kunt er altijd voor kiezen om u uit te schrijven voor de digitale nieuwsbrief. Onderaan elke nieuwsbrief treft u dan ook een uitschrijf-button.

Datalekken

Ondanks onze voorzorgsmaatregelen om persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, blijft het mogelijk dat er incidenten plaatsvinden waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. Mocht er een datalek ontstaan dan hebben wij een procedure ingesteld t.a.v. deze lekken. De datalekken leggen wij vast in een register. Mocht er sprake zijn van een (vermoeden van een) data lek, meldt dit dan zo snel mogelijk aan ons (via dakwerken@olster.nl). De volgende gegevens dienen doorgegeven te worden bij melding van een datalek: uw naam en contactgegevens; wat het incident is; welke persoonsgegevens betrokken zijn; welke systemen betrokken zijn bij het incident; en wanneer en hoe u het incident heeft ontdekt.

Geen dienstverlening aan minderjarigen

Olster Dakwerken BV. / Dakbehoud Nederland heeft niet de intentie gegevens te verzamelen van personen die jonger zijn dan 18 jaar. We bieden daarom ook geen diensten aan minderjarigen. Wij raden ouders aan om betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Indien u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld van een minderjarige, neem dan contact met ons op. Dan verwijderen wij deze informatie.

Gegevens van uw bezoek aan onze website

Op basis van uw bezoek aan onze website verzamelen we statistieken d.m.v. Google Analytics. Deze gegevens gebruiken wij om een beter beeld te krijgen van onze klanten en hun interesses en om onze dienstverlening en website verder te ontwikkelen. Het gaat ons hierbij om de statistiek, wij zijn niet geïnteresseerd in de gegevens van individuen en zullen deze dan ook niet als zodanig verzamelen/ verwerken (voor zover dat zou kunnen met Google Analytics). Google kan als leverancier van deze dienst de via de cookies verkregen informatie gebruiken voor haar eigen producten en diensten. Google kan deze informatie aan derden doorgeven indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens en in opdracht van Google verwerken. Deze website heeft hier geen enkele invloed op. Zie ook het Privacybeleid van Google Analytics.

Wij gebruiken functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Op onze website worden ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of de sociale media-bedrijven: Facebook, LinkedIn, Twitter, YouTube.

Persoonsgegevens delen met anderen

Olster Dakwerken BV. / Dakbehoud Nederland verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of na nadrukkelijke toestemming van u.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Wij hanteren verschillende bewaartermijnen aan de hand van ons document ‘Procedure archiveren’ en zullen persoonsgegevens niet langer bewaren dan wij nodig achten. Na einde overeenkomst/ dienstverlening/ zakelijke relatie verwijderen wij op uw verzoek persoonsgegevens die wij niet meer nodig hebben. Een aantal gegevens dienen wij te bewaren op basis van de wettelijke bewaartermijn of op basis van lopende garantie. De basis klantgegevens (NAWTE gegevens, werkgerelateerde gegevens (werkgever, functie) en betalingsgegevens ) verwijderen wij niet, tenzij u ons daarom verzoekt / verzocht heeft in de overeenkomst. Voor de persoonsgegevens van onze medewerkers hanteren wij een (verplichte) bewaartermijn van 2 jaar na uitdiensttreding, tenzij de wetgeving langer voorschrijft. Na de bewaartermijn vernietigen wij de persoonsgegevens op een adequate manier.

Uw persoonsgegevens inzien en aanpassen

Wij verzamelen weinig persoonsgegevens, maar mocht u uw persoonsgegevens willen inzien, veranderen, overdragen of verwijderen (mits dit laatste wettelijk toegestaan is i.v.m. verplichte bewaartermijnen), dan kan dit. Je hebt verder recht op inzage van de gegevens die wij van u hebben nadat u de dienstverlening bij ons hebt beëindigd. Ook heeft u het recht op beperking van en bezwaar maken tegen de verwerking. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, overdracht of verwijdering indienen bij de Administratie via dakwerken@olster.nl. Specificeer in uw verzoek zoveel mogelijk op welke persoonsgegevens uw verzoek is gericht en welk recht u wilt uitoefenen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u om een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen met het verzoek. (Ter bescherming van uw privacy verzoeken wij u hierbij om je pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken.) Wij proberen binnen een maand op uw verzoek te reageren.

Vragen en klachten

Wanneer u een vraag of een klacht heeft over de naleving van deze privacy verklaring of over een schending van uw rechten op grond van de wet of wanneer u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of als u aanwijzingen heeft van misbruik, neem dan contact met ons op via dakwerken@olster.nl. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring eenzijdig wijzigen. Eventuele wijzigingen worden bekendgemaakt op deze pagina. Wij raden u dan ook aan om regelmatig deze verklaring op wijzigingen te controleren.

De laatste wijziging: 20 juni 2019 (volledige herschrijving van de verouderde privacy verklaring)